Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2026
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Aivomaa Oy, ondernemingsnummer 3592993-6, Kankarepolku 5F B335, 00770 Helsinki, Finland. Contact voor gegevensbescherming: info@aipoweredsolutions.fi.
2. Twee rollen
Voor de accounts van onze klanten en hun gebruikers, registratie, facturering en ondersteuning zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die een klant invoert over zijn eigenaren, bewoners, gasten, schoonmakers en personeel zijn wij de verwerker: wij verwerken deze uitsluitend op instructie van de klant om de dienst te leveren. Vragen over dergelijke gegevens kunt u het beste richten aan de beheermaatschappij of eigenaar die OwnerHub gebruikt.
3. Welke gegevens we verwerken
Accountgegevens (naam, e-mailadres, wachtwoord opgeslagen als hash, taal, rol), beheeromgeving- en facturatiegegevens (statutaire naam, adres, btw- of belastingnummer, facturen en betalingen), gebruik van de dienst (aanmeldingen, handelingen vastgelegd in het logboek van de beheeromgeving, technische logboeken met IP-adressen) en de inhoud die klanten invoeren (appartementen, contactgegevens en aandelen van eigenaren, kosten en betalingen, bankafschriftregels, betalingsbewijzen en foto's, verzoeken en berichten, vergaderverslagen, boekingen en schoonmaaktaken).
4. Waarom en op welke grondslag
Om de dienst te leveren op grond van de overeenkomst (AVG art. 6(1)(b)); om te factureren en de boekhouding bij te houden zoals wettelijk vereist (art. 6(1)(c)); om de dienst veilig te houden, misbruik te voorkomen en de dienst te verbeteren (gerechtvaardigd belang, art. 6(1)(f)); om service-e-mails te versturen, zoals bevestigingen, facturen en kennisgevingen. Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken deze niet voor reclame.
5. Wie de gegevens verder verwerkt
Servers en back-ups: UpCloud Ltd, datacenter in Helsinki, Finland. E-mailbezorging: een e-maildienstverlener die onze berichten verstuurt. Machinevertaling van teksten die in de dienst worden ingevoerd (verzoeken, mededelingen, beschrijvingen): teksten worden via onze eigen automatiseringsserver naar een AI-vertaaldienst (OpenAI) gestuurd; ze worden uitsluitend gebruikt om de vertaling terug te sturen. Als een dienstverlener buiten de EU/EER gevestigd is, wordt de doorgifte beschermd door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit. Alle dienstverleners zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten.
6. Bewaartermijn
Account- en portaalgegevens zolang de overeenkomst loopt en tot 90 dagen na afloop; onze facturen en boekhoudgegevens gedurende de termijn die de Finse boekhoudwet voorschrijft (tot tien jaar); technische logbestanden tot 12 maanden. Een klant kan eerder ingevoerde gegevens verwijderen, voor zover de eigen wettelijke verplichtingen dat toelaten.
7. Uw rechten
U kunt verzoeken om inzage in uw gegevens, rectificatie, verwijdering, beperking en gegevensoverdraagbaarheid, en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Schrijf naar info@aipoweredsolutions.fi; voor gegevens die een klant heeft ingevoerd, sturen wij het verzoek door naar die klant. U kunt ook een klacht indienen bij de Finse ombudsman voor gegevensbescherming (tietosuoja.fi).
8. Beveiliging
Gegevens worden tijdens de overdracht versleuteld, de gegevens van elk portaal worden in de database gescheiden door beveiliging op rijniveau, wachtwoorden worden als hashes opgeslagen, toegang wordt gelogd en er worden back-ups bewaard. Alleen personen die dit nodig hebben om de dienst te laten functioneren, hebben technische toegang.
9. Cookies
We gebruiken alleen cookies die nodig zijn voor de dienst: de aanmeldsessie, het gekozen portaal en de taal. Geen advertentie- of trackingcookies.
10. Wijzigingen
We werken dit beleid bij wanneer de dienst verandert; de datum hieronder geeft de laatste versie aan. Belangrijke wijzigingen worden in de dienst aangekondigd.