Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 23 octobre 2026
1. Responsable du traitement
Aivomaa Oy, identifiant d'entreprise 3592993-6, Kankarepolku 5F B335, 00770 Helsinki, Finlande. Contact pour la protection des données : info@aipoweredsolutions.fi.
2. Deux rôles
Pour les comptes de nos clients et de leurs utilisateurs, l'inscription, la facturation et l'assistance, nous sommes responsables du traitement. Pour les données qu'un client saisit concernant ses propriétaires, résidents, invités, agents de nettoyage et employés, nous sommes sous-traitants : nous les traitons uniquement sur les instructions du client, afin de fournir le service. Pour toute question concernant ces données, il est préférable de contacter la société de gestion ou le propriétaire qui utilise OwnerHub.
3. Données traitées
Données de compte (nom, e-mail, mot de passe stocké sous forme hachée, langue, rôle), informations de l'espace de gestion et de facturation (dénomination légale, adresse, numéro de TVA ou numéro fiscal, factures et paiements), utilisation du service (connexions, actions consignées dans le journal de l'espace de gestion, journaux techniques avec adresses IP) et contenu saisi par les clients (appartements, coordonnées et quotes-parts des propriétaires, charges et paiements, lignes de relevés bancaires, reçus et photos, demandes et messages, comptes rendus de réunions, réservations et tâches de nettoyage).
4. Finalités et bases légales
Fournir le service dans le cadre du contrat (RGPD, art. 6(1)(b)) ; facturer et tenir la comptabilité conformément à la loi (art. 6(1)(c)) ; assurer la sécurité du service, prévenir les abus et l'améliorer (intérêt légitime, art. 6(1)(f)) ; envoyer des e-mails de service tels que des confirmations, des factures et des notifications. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.
5. Qui d'autre traite ces données
Serveurs et sauvegardes : UpCloud Ltd, centre de données à Helsinki, en Finlande. Envoi des e-mails : un prestataire de messagerie électronique qui envoie nos messages. Traduction automatique des textes saisis dans le service (demandes, avis, descriptions) : les textes sont transmis à un service de traduction par IA (OpenAI) via notre propre serveur d’automatisation ; ils sont utilisés uniquement pour fournir la traduction. Lorsqu’un prestataire se trouve hors de l’UE/EEE, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par une décision d’adéquation. Tous les prestataires sont liés par des accords de traitement des données.
6. Durée de conservation
Les données du compte et de l’espace de gestion sont conservées pendant toute la durée du contrat et jusqu’à 90 jours après sa fin ; nos factures et pièces comptables pendant la durée exigée par la loi finlandaise sur la comptabilité (jusqu’à dix ans) ; les journaux techniques pendant 12 mois au maximum. Un client peut supprimer les données qu’il a saisies précédemment, dans les limites de ses propres obligations légales.
7. Vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur suppression, la limitation de leur traitement et leur portabilité, et vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Écrivez à info@aipoweredsolutions.fi ; pour les données saisies par un client, nous transmettons la demande à ce client. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès du Médiateur finlandais à la protection des données (tietosuoja.fi).
8. Sécurité
Les données sont chiffrées lors de leur transmission, les données de chaque espace de gestion sont cloisonnées dans la base de données par une sécurité au niveau des lignes, les mots de passe sont stockés sous forme de hachages, les accès sont journalisés et des sauvegardes sont conservées. Seules les personnes qui en ont besoin pour assurer le fonctionnement du service disposent d’un accès technique.
9. Cookies
Nous utilisons uniquement les cookies nécessaires au service : la session de connexion, l’espace de gestion choisi et la langue sélectionnée. Aucun cookie publicitaire ni de suivi.
10. Modifications
Nous mettons à jour cette politique lorsque le service évolue ; la date ci-dessous indique la dernière version. Les modifications importantes sont annoncées dans le service.