Tietosuojaseloste
Viimeksi päivitetty: 23. lokakuuta 2026
1. Rekisterinpitäjä
Aivomaa Oy, Y-tunnus 3592993-6, Kankarepolku 5F B335, 00770 Helsinki, Suomi. Tietosuoja-asioiden yhteystieto: info@aipoweredsolutions.fi.
2. Kaksi roolia
Olemme rekisterinpitäjä asiakkaidemme ja heidän käyttäjiensä käyttäjätileihin, rekisteröitymiseen, laskutukseen ja tukeen liittyvien tietojen osalta. Asiakkaan omistajistaan, asukkaistaan, vieraistaan, siivoojistaan ja henkilöstöstään syöttämien tietojen osalta olemme henkilötietojen käsittelijä: käsittelemme tietoja vain asiakkaan ohjeiden mukaisesti palvelun tarjoamiseksi. Näitä tietoja koskevat kysymykset kannattaa lähettää OwnerHubia käyttävälle hallinnointiyhtiölle tai omistajalle.
3. Mitä tietoja käsittelemme
Käyttäjätilin tiedot (nimi, sähköposti, tiivisteenä tallennettu salasana, kieli, rooli), hallintatilan ja laskutuksen tiedot (virallinen nimi, osoite, ALV- tai verotunniste, laskut ja maksut), palvelun käyttötiedot (kirjautumiset, hallintatilan lokiin tallennetut toiminnot, tekniset lokit IP-osoitteineen) sekä asiakkaiden syöttämä sisältö (asunnot, omistajien yhteystiedot ja omistusosuudet, veloitukset ja maksut, tilioterivit, kuitit ja valokuvat, pyynnöt ja viestit, kokousasiakirjat, varaukset ja siivoustehtävät).
4. Miksi ja millä perusteella
Palvelun tarjoamiseksi sopimuksen perusteella (GDPR 6(1)(b) artikla); laskutusta ja lakisääteistä kirjanpitoa varten (6(1)(c) artikla); palvelun turvallisuuden varmistamiseksi, väärinkäytösten estämiseksi ja palvelun parantamiseksi (oikeutettu etu, 6(1)(f) artikla); palveluun liittyvien sähköpostien, kuten vahvistusten, laskujen ja ilmoitusten, lähettämiseksi. Emme myy henkilötietoja emmekä käytä niitä mainontaan.
5. Ketkä muut käsittelevät tietoja
Palvelimet ja varmuuskopiot: UpCloud Ltd, datakeskus Helsingissä, Suomessa. Sähköpostien toimitus: sähköpostipalveluntarjoaja, joka lähettää viestimme. Palveluun syötettyjen tekstien (pyynnöt, tiedotteet, kuvaukset) konekäännös: tekstit lähetetään tekoälypohjaiseen käännöspalveluun (OpenAI) oman automaatiopalvelimemme kautta; niitä käytetään vain käännöksen tuottamiseen. Jos palveluntarjoaja sijaitsee EU-/ETA-alueen ulkopuolella, siirto suojataan Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla tai tietosuojan riittävyyttä koskevalla päätöksellä. Kaikkia palveluntarjoajia sitovat henkilötietojen käsittelysopimukset.
6. Säilytysaika
Tili- ja työtilatietoja säilytetään sopimuksen voimassaolon ajan ja enintään 90 päivää sen päättymisestä; laskujamme ja kirjanpitoaineistoamme Suomen kirjanpitolain edellyttämän ajan (enintään kymmenen vuotta); teknisiä lokeja enintään 12 kuukautta. Asiakas voi poistaa syöttämiään tietoja aiemmin omien lakisääteisten velvoitteidensa sallimissa rajoissa.
7. Oikeutesi
Voit pyytää pääsyä tietoihisi, tietojen oikaisua, poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen sekä vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Kirjoita osoitteeseen info@aipoweredsolutions.fi; asiakkaan syöttämiä tietoja koskevan pyynnön välitämme kyseiselle asiakkaalle. Voit myös tehdä valituksen Suomen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).
8. Tietoturva
Tiedot salataan siirron aikana, kunkin työtilan tiedot erotetaan tietokannassa rivitason suojauksella, salasanat tallennetaan tiivisteinä, pääsystä tietoihin pidetään lokia ja varmuuskopioita säilytetään. Tekninen pääsy on vain henkilöillä, jotka tarvitsevat sitä palvelun ylläpitämiseen.
9. Evästeet
Käytämme vain palvelun toiminnan edellyttämiä evästeitä: kirjautumisistunto, valittu työtila ja kieli. Emme käytä mainonta- tai seurantaevästeitä.
10. Muutokset
Päivitämme tätä käytäntöä palvelun muuttuessa. Alla oleva päivämäärä osoittaa uusimman version. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan palvelussa.