سیاست حفظ حریم خصوصی
آخرین به‌روزرسانی: ۱ آبان ۱۴۰۵
1. کنترل‌کنندهٔ داده‌ها
Aivomaa Oy، شناسهٔ تجاری 3592993-6، Kankarepolku 5F B335, 00770 Helsinki, Finland. راه تماس برای حفاظت از داده‌ها: info@aipoweredsolutions.fi.
2. دو نقش
در مورد حساب‌های مشتریان و کاربران آن‌ها، ثبت‌نام، صدور صورتحساب و پشتیبانی، ما کنترل‌کنندهٔ داده‌ها هستیم. در مورد داده‌هایی که مشتری دربارهٔ مالکان، ساکنان، مهمانان، نظافتچی‌ها و کارکنان خود وارد می‌کند، ما پردازشگر هستیم: این داده‌ها را فقط طبق دستور مشتری و برای ارائهٔ خدمات پردازش می‌کنیم. بهتر است پرسش‌های مربوط به این داده‌ها را برای شرکت مدیریت یا مالکی بفرستید که از OwnerHub استفاده می‌کند.
3. چه داده‌هایی را پردازش می‌کنیم
داده‌های حساب (نام، ایمیل، گذرواژهٔ ذخیره‌شده به‌صورت هش، زبان، نقش)، اطلاعات فضای مدیریتی و صدور صورتحساب (نام قانونی، نشانی، شمارهٔ مالیات بر ارزش افزوده یا شمارهٔ مالیاتی، صورتحساب‌ها و پرداخت‌ها)، استفاده از خدمات (ورودها، اقدامات ثبت‌شده در گزارش فعالیت فضای مدیریتی، گزارش‌های فنی شامل نشانی‌های IP) و محتوایی که مشتریان وارد می‌کنند (آپارتمان‌ها، اطلاعات تماس و سهم مالکان، هزینه‌ها و پرداخت‌ها، ردیف‌های صورتحساب بانکی، رسیدها و عکس‌ها، درخواست‌ها و پیام‌ها، سوابق جلسات، رزروها و وظایف نظافت).
4. چرا و بر چه مبنایی
برای ارائهٔ خدمات طبق قرارداد (مادهٔ 6(1)(b) از GDPR)؛ برای صدور صورتحساب و نگهداری حساب‌ها طبق الزامات قانونی (مادهٔ 6(1)(c))؛ برای حفظ امنیت خدمات، جلوگیری از سوءاستفاده و بهبود آن (منافع مشروع، مادهٔ 6(1)(f))؛ برای ارسال ایمیل‌های خدماتی مانند تأییدیه‌ها، صورتحساب‌ها و اطلاعیه‌ها. ما داده‌های شخصی را نمی‌فروشیم و از آن‌ها برای تبلیغات استفاده نمی‌کنیم.
5. چه کسان دیگری داده‌ها را پردازش می‌کنند
سرورها و نسخه‌های پشتیبان: UpCloud Ltd، مرکز داده در هلسینکی، فنلاند. ارسال ایمیل: ارائه‌دهنده خدمات ایمیل که پیام‌های ما را ارسال می‌کند. ترجمه ماشینی متن‌های واردشده در سرویس (درخواست‌ها، اطلاعیه‌ها، توضیحات): متن‌ها از طریق سرور اتوماسیون خودمان به سرویس ترجمه هوش مصنوعی (OpenAI) ارسال می‌شوند؛ از آن‌ها فقط برای ارائه ترجمه استفاده می‌شود. اگر ارائه‌دهنده‌ای خارج از اتحادیه اروپا/منطقه اقتصادی اروپا باشد، انتقال داده تحت حفاظت شروط قراردادی استاندارد کمیسیون اروپا یا تصمیم کفایت حفاظت از داده قرار می‌گیرد. همه ارائه‌دهندگان ملزم به رعایت قراردادهای پردازش داده هستند.
6. مدت نگهداری
داده‌های حساب و پنل تا زمانی که قرارداد برقرار است و حداکثر تا 90 روز پس از پایان آن؛ فاکتورها و اسناد حسابداری ما برای مدتی که قانون حسابداری فنلاند الزام می‌کند (حداکثر ده سال)؛ گزارش‌های فنی حداکثر تا 12 ماه نگهداری می‌شوند. مشتری می‌تواند داده‌هایی را که قبلاً وارد کرده است، تا حدی که تعهدات قانونی خودش اجازه می‌دهد، حذف کند.
7. حقوق شما
می‌توانید درخواست دسترسی به داده‌های خود، اصلاح، حذف، محدودسازی پردازش و انتقال‌پذیری داده‌ها را بدهید و به پردازش مبتنی بر منفعت مشروع اعتراض کنید. به info@aipoweredsolutions.fi بنویسید؛ درباره داده‌هایی که مشتری وارد کرده است، درخواست را به همان مشتری ارجاع می‌دهیم. همچنین می‌توانید نزد بازرس حفاظت از داده‌های فنلاند (tietosuoja.fi) شکایت کنید.
8. امنیت
داده‌ها هنگام انتقال رمزگذاری می‌شوند، داده‌های هر پنل در پایگاه داده با امنیت در سطح ردیف از هم جدا می‌شوند، گذرواژه‌ها به‌صورت هش ذخیره می‌شوند، دسترسی‌ها ثبت می‌شوند و نسخه‌های پشتیبان نگهداری می‌شوند. فقط افرادی که برای اداره سرویس به دسترسی فنی نیاز دارند، از این دسترسی برخوردارند.
9. کوکی‌ها
ما فقط از کوکی‌های ضروری برای سرویس استفاده می‌کنیم: نشست ورود، پنل انتخاب‌شده و زبان. از کوکی‌های تبلیغاتی یا ردیابی استفاده نمی‌کنیم.
10. تغییرات
با تغییر سرویس، این سیاست را به‌روزرسانی می‌کنیم؛ تاریخ زیر نشان‌دهنده آخرین نسخه است. تغییرات مهم در سرویس اعلام می‌شوند.